A quoi faut-il penser quand on organise un séminaire ?

Dans une entreprise, les sujets particuliers qui doivent influer sur l’avenir des activités ont souvent tendance à être étudiés lors d’un séminaire. L’organisation de cet événement doit être soigneusement pensée si l’on veut qu’il soit une totale réussite. Certains éléments doivent être considérés pour une pérenne organisation.

La planification du séminaire : l’étape initiale

La planification de votre séminaire est d’une importance capitale. Cette étape vous permet de définir les objectifs de la réunion, les sujets qui seront mis en exergue, le temps qu’il faudra accorder à chaque sujet. Plus important encore, il est indispensable de définir le nombre exact de participants tout en définissant le budget qui sera réservé à une telle organisation. La date, l’heure ainsi que le lieu de la tenue de l’événement doivent être pris en connaissance de la disponibilité de tous les membres de l’entreprise. Il vous est possible de choisir un week-end entier pour la réalisation de votre séminaire.

Dans l’optique de donner de la visibilité à votre séminaire, vous pourrez créer une page Facebook ou une page Web afin d’assurer la gestion de la communication autour de l’événement. Sur la page, il sera nécessaire de donner des informations sur la date, l’heure, le lieu, le temps que durera le séminaire.

Le lieu de l’organisation : pensez-y !

Le choix du lieu où se tiendra le séminaire est également important. Nous vous conseillons de penser à un lieu en dehors des locaux de votre entreprise. Ainsi, vous permettrez aux participants de changer d’air un tant soit peu. Dans la métropole, vous pouvez choisir entre différents types de restaurant pour séminaire.

Différents critères doivent cependant être pris en compte quant au choix du lieu. Il s’agit principalement :

  • De sa situation géographique, il doit être facile d’accès
  • De sa capacité d’accueil
  • Des équipements dont il est doté
  • De son niveau de confort : est-il climatisé ? les meubles sont-ils confortables ?

En matière d’équipements, il serait préférable de choisir un lieu doté de tout le nécessaire. Cela vous éviterait de vous déplacer avec des appareils le jour de l’événement, de veiller à leur installation et à leur bon fonctionnement. Une salle idéale doit disposer d’un projecteur pour la transmission des images et de matériels de sonorisation pour permettre à tout le monde de percevoir distinctement tout ce qui sera dit. Un tableau serait également un outil de travail indispensable.

La restauration : un point à ne pas négliger

Pour le bonheur des membres de votre équipe qui devront participer au séminaire, prévoir un restaurant satisfaisant est un critère de réussite de votre événement. Des mets simples, mais qui sortent de l’ordinaire sont un excellent choix. En fonction de votre budget, vous pourrez faire prévoir une pause-café au cours de laquelle les membres pourront savourer une bonne tasse de thé par exemple. De plus, vous avez besoin de boissons énergisantes pour un meilleur accompagnement des plats.

L’hébergement : faut-il y songer ?

L’hébergement des participants au séminaire est important lorsque l’événement doit se faire sur plusieurs jours. Lorsque vous optez pour un séminaire hors de la zone de résidence des membres de votre équipe, une solution d’hébergement est indispensable. Optez pour un lieu confortable, capable de recevoir tous les membres de votre équipe. Vous pourrez choisir un hôtel qui se trouve à quelques mètres de votre lieu d’hébergement. Il serait également préférable de louer la salle de conférence de votre hôtel. Vous pourrez vous en servir pour l’organisation de votre séminaire.